Slimmer werken door Dynamics 365 te combineren met Microsoft Office 365

If your software doesn’t work together, how can your people?

Als u zakelijke softwaretools gebruikt die niet met elkaar integreren, dan laat u veel mogelijkheden liggen om productiever en slimmer (samen) te werken.

• Wat als … uw CRM systeem en e-mailsoftware niet geïntegreerd zijn?
• Wat als … uw CRM software niet toelaat om documenten te genereren o.b.v. uw gegevens?
• Wat als … u vanuit CRM gegevens wilt exporteren en importeren?
• Wat als … u communicatie tussen collega’s kan vergemakkelijken?

1. Wat als … uw CRM systeem en e-mailsoftware niet geïntegreerd zijn?

Om e-mails bij te houden in CRM moeten uw werknemers eerst de e-mail lokaal opslaan en vervolgens opladen in CRM. Dit is zó omslachtig en complex, dat weinig van uw werknemers zich hiermee gaan bezighouden. Gevolg: er worden veel te weinig e-mails bijgehouden in CRM waardoor de complete contacthistoriek ontbreekt. Als u ervoor zorgt dat uw CRM omgeving integreert met uw e-mailsoftware, dan kan u met één simpele muisklik een e-mail in CRM bijhouden. Bovendien koppelt CRM een e-mailbericht automatisch met elk contact– of lead-record op basis van het overeenkomende e-mailadres.

Microsoft Outlook + Dynamics 365

De specifieke Dynamics 365 App voor Outlook zorgt ervoor dat Microsoft Outlook en Dynamics 365 met elkaar ‘babbelen’.

• Koppel met één klik Outlook e-mails, vergaderingen en afspraken aan een Dynamics 365-record.
• Bekijk informatie over contactpersonen en potentiële klanten uit Dynamics 365 terwijl u werkt in Outlook.
• Open Dynamics 365-records rechtstreeks vanuit een Outlook e-mail om meer gedetailleerde informatie te zoeken of in te voeren.
• Maak Dynamics 365-records en -acties (telefoongesprek, taak of afspraak) rechtstreeks vanuit elke e-mail.
• Voeg e-mailsjablonen, kennisartikelen of verkoopdocumentatie uit Dynamics 365 toe wanneer u een e-mail opstelt of een afspraak maakt.
• Houd Outlook-contactpersonen bij in Dynamics 365.

>> Lees meer over de Dynamics 365 App voor Outlook.

2. Wat als … uw CRM software niet toelaat om documenten te genereren o.b.v. uw gegevens?

Dan gaan medewerkers gegevens uit CRM “copy-pasten” naar documenten. Dat is geen goed idee, want zo ontstaan er meerdere inconsistente versies. Bijvoorbeeld, een medewerker maakt manueel een offerte op, verlaagt de verkoopprijs direct in het offertedocument zelf en vergeet uit verstrooidheid het Quote-record in CRM aan te passen. Als u dan factureert vanuit CRM, dan krijgt de klant een hogere factuur dan wat er op de ondertekende offerte stond. Kan u zich de reactie van uw klant al voorstellen?

Microsoft Word + Dynamics 365

Dynamics 365 werkt perfect samen met Microsoft Word. Maak eerst een Word-sjabloon in uw eigen huisstijl en importeer dit vervolgens in uw Dynamics 365-toepassing. Daarna kan u vanuit een Dynamics 365-record een standaarddocument genereren met de juiste gepersonaliseerde gegevens. Zo stuurt u altijd op een consistente manier professioneel opgemaakte documenten (bv. bestelbons, facturen, contracten, …) naar uw klanten.

Als u dan wél automatisch documenten genereert vanuit CRM, maar er is geen integratie met documentbeheersoftware, dan is het een gedoe om de gegenereerde documenten centraal en op een gestructureerde manier te bewaren. Als uw medewerkers documenten manueel op de juiste locatie moeten brengen, is de kans groot dat ze dit niet consequent doen en dat daardoor documenten soms moeilijk terug te vinden zijn.

Microsoft Sharepoint + Dynamics 365

Gebruik daarom de documentbeheermogelijkheden van SharePoint met Dynamics 365. Danzij de integratie van Microsoft Dynamics 365 met Word én Sharepoint is het gemakkelijk om gegenereerde Word-documenten automatisch te bewaren in een Sharepoint-folder die gekoppeld is aan het overeenkomstige CRM record.

Offertes, voorstellen, projectplannen en andere documenten in Sharepoint, kan u ook direct openen vanuit de Dynamics 365 interface. Zo kunnen u en uw collega’s vanuit Dynamics 365 alle belangrijke documenten rond een specifieke klant raadplegen. Dit vergemakkelijkt niet alleen documentbeheer, maar bespaart ook kostbare CRM databaseruimte.

3. Wat als … u vanuit CRM gegevens wilt exporteren en importeren?

Soms is het wel eens handig om CRM gegevens te exporteren naar Excel. Om bijvoorbeeld snelle data-analyses te doen of om grote hoeveelheden CRM records te bewerken. Dat is een serieuze uitdaging als uw CRM tool niet is geïntegreerd met kantoorsoftware.

Microsoft Excel + Dynamics 365

• Gebruik vanuit Dynamics 365 de “Export to Excel”-knop om CRM gegevens in een statisch of een dynamisch Excel-bestand te gieten of naar een PivotTable te exporteren. Als u gegevens exporteert naar een dynamisch Excel-bestand of een PivotTable, dan blijven de gegevens gekoppeld aan Dynamics 365 en worden uw rapporten dus dynamisch bijgewerkt. En omdat de gegevens afkomstig zijn uit Dynamics 365, worden ook de beveiligingsrollen gehandhaafd.

• Kiest u voor “Open in Excel online”, dan werkt u in een vertrouwd Excel-bestand in Dynamics 365 zelf. Als verkoopmanager kan u bijvoorbeeld openstaande opportuniteiten openen in Excel-online en bv. een “what-if”-analyse uitvoeren van verschillende incentive-scenario’s voor uw sales mensen.

• Om Excel-gegevens te importeren in Dynamics 365, zoals Excel-bestanden met contactpersonen, leads en accounts, downloadt u hiervoor de specifieke “Sjablonen voor gegevensimport” vanuit Dynamics 365.

4. Wat als … u communicatie tussen collega’s kan vergemakkelijken?

Slimmer werken, dat is er ook voor zorgen dat iedereen binnen een team, ongeacht waar en op welk apparaat ze werken, ze gemakkelijk kunnen deelnemen aan de gesprekken die het team bezighouden.

Microsoft Teams + Dynamics 365

Met de naadloze integratie tussen Microsoft Teams en Dynamics 365 werkt u met collega’s vanop op afstand gemakkelijk samen aan bijvoorbeeld een offerte of verkoopkans.

• Maak individuele Dynamics 365-records vast aan Teamkanalen om de samenwerking tussen accounts, deals en projecten te vergroten.
• Vergader, chat en bel vanuit uw Dynamics 365-werkruimte zonder te moeten overschakelen naar Microsoft Teams.
• Krijg veilig toegang tot records en bedrijfsprocessen in Dynamics 365 terwijl u in Teams werkt.
• Vind onderweg gemakkelijk informatie en krijg toegang tot records met de Dynamics 365-bot voor Microsoft Teams.

Conclusie: Better together!

Als u Dynamics 365 en Microsoft Office 365 met elkaar verbindt, dan brengt u mensen en processen bij elkaar, werkt u slimmer en productiever én zorgt u meteen ook voor veel betere klantervaringen. Een win-win!

Meer lezen? Download gratis het e-book “Working as one, working smarter. Unify business and productivity applications.”