Contractbeheer: hoe het eenvoudiger en efficiënter kan

Het begin van een nieuw kalender- of fiscaal jaar is typisch de periode waarin lopende of “recurring” contracten (onderhoudscontracten, supportcontracten, …) vernieuwd worden. Hoewel het commercieel, operationeel en juridisch belang zeker niet te onderschatten is, wordt deze opdracht dikwijls benaderd als een “noodzakelijk kwaad”. Let’s face it. Super spannend is het niet om een ellenlange lijst van bestaande contracten te overlopen, opnieuw te bespreken met de klant en administratief af te handelen. In dit artikel bekijken we hoe contractbeheer eenvoudiger en efficiënter kan.

Laat CRM vervaldatums opvolgen

Het spreekt voor zich dat bedrijfscontinuïteit de grootste prioriteit heeft. Het is ondenkbaar dat er hiaten in uw dienstverlening zouden ontstaan omdat het contractueel kader is verdwenen.

Uw CRM-tool kan u automatisch op de hoogte houden over welke contracten binnenkort vervallen. Bovendien kan het automatisch het werk verdelen onder uw medewerkers om ervoor te zorgen dat elk contract tijdig vernieuwd geraakt. U houdt ook steeds zicht op welke contracten al vernieuwd werden en door wie. Als een medewerker het tijdelijk te druk heeft of onbeschikbaar is, dan herverdeelt u het werk in enkele muisklikken.

Contracten beheren in uw CRM-systeem is eigenlijk verrassend eenvoudig:

• u houdt de basisinformatie over elk contract per klant in CRM bij; zoals het unieke contractnummer, start- en einddatum, de status, de primaire contactperso(o)n(en).
• vervolgens wijst u de verantwoordelijkheid voor het contractbeheer toe aan de interne account manager.
• met de standaard-features van Dynamics 365 kan u verder werklijsten, automatische notificaties en dashboards configureren volgens uw eigen voorkeur.

Vanaf dit moment heeft u de nodige tools om de vernieuwing van lopende contracten gestructureerd op te volgen.

Documentbeheer

De opmaak van de contractdocumenten zelf kan heel arbeidsintensief zijn. Daarom loont het de moeite om te bekijken wat mogelijk is om uw contracten automatisch te genereren. Zelfs al zijn er tientallen opties in uw contracten, dan nog is het perfect mogelijk om contractdocumenten automatisch te genereren. Zo wint u een massa tijd, bespaart u veel moeite en vermindert u drastisch het risico op fouten.

Maakt u elke contract 100% op maat? Dan is professioneel documentbeheer geen overbodige luxe. Verzamel en verwerk feedback rechtstreeks in het document en zorg ervoor dat er nooit nog verwarring ontstaat over wat de laatste versie is van het contract. Door gebruik te maken van de specifieke koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en Microsoft SharePoint beschikt u over automatisch versiebeheer.

Digitale ondertekening

De wederzijdse goedkeuring van contracten kan veel sneller en efficiënter verlopen dankzij digitale ondertekening, zeker als de flow vanuit uw CRM-systeem vertrekt. De integratie van Dynamics 365 met Adobe Sign laat toe om niet alleen contractdocumenten te genereren, maar ook om contracten te versturen voor ondertekening en de verdere status van de ondertekening op te volgen.

Automatiseer de communicatie

Als uw contracten gestandaardiseerd zijn, dan is het mogelijk om de communicatie én de volledige flow van de contractvernieuwing vergaand te automatiseren. Met marketing automation software, zoals ClickDimensions, zet u ruim vóór de vervaldatum van elk contract een geautomatiseerde e-mailflow in gang. Deze flow stuurt dan naar elke klant een gepersonaliseerde e-mail vanuit het e-mailadres van de accountmanager. Stel dat uw klant niet reageert op de vraag om het contract te vernieuwen, dan stuurt uw CRM-systeem automatisch één of meerdere herinneringen op verschillende tijdstippen vóór de vervaldatum. De geautomatiseerd flows die zonder succes blijven, laat u terugvallen op persoonlijke opvolging.

De voordelen van contractbeheer in CRM op een rijtje

1. besparing van werklast: veel minder manuele, administratieve opvolging door medewerkers.
2. minder opzoekwerk: overzicht van aflopende en te hernieuwen contracten beschikbaar in een veilige centrale omgeving, op één plek.
3. automatische escalatie: automatische controle en herinneringen en escalatie naar het management van contracten die te dicht bij de vervaldatum komen.
4. bedrijfscontinuïteit: geen risico op het missen van de afloopdatum van contracten. “Verlopen contracten” zijn problematisch bij discussies, want vroegere afspraken zijn niet langer afdwingbaar.
5. commercieel voordeel: professionele opvolging leidt tot tevreden klanten en u vermindert het risico dat klanten overstappen naar de concurrentie.