Business Process Flows in Microsoft Dynamics CRM 2013

Maak Business Process Flows in Microsoft Dynamics CRM in slechts 4 stappen

Een van de belangrijkste vernieuwingen in Microsoft Dynamics CRM 2013 is de introductie van Business Process Flows (BPF). Process flows helpen de gebruiker doorheen een specifiek business process. Ze zijn beschikbaar voor alle entiteitstypes. De process flows zijn beschikbaar in de browser, in de CRM Outlook Client en op tablets. Bovendien zijn ze gemakkelijk in te richten. We leggen uit hoe je in no-time zelf een flow kan maken.

In onderstaand vereenvoudigd voorbeeld maken we een business process flow aan in Microsoft Dynamics CRM 2013, voor de custom entiteit: “Customer Question”. Deze entiteit behandelt alle klantvragen. De process flow begeleidt een CRM-gebruiker bij de afhandeling van een vraag. Elke proces fase stelt een stage voor. Verder voegen we per stage ook telkens een step toe. Elke step komt hierbij overeen met een veld op het formulier van de entiteit.

Stap 1: Maak een nieuwe process flow aan

Ga via de navigatiebalk naar “Settings/Processes”.

Selecteer “New”.

Vul de gegevens in het venster aan en klik op “OK”.

• Process name: naam van de process flow
• Category: Business process flow
• Entity: naam van de entiteit waarvoor u een process flow wil maken (in dit voorbeeld: “Customer Question”)

Stap 2: Bewerk de process Flow

Stages toevoegen

Nadat u in het vorige scherm op “OK” hebt geklikt, komt u terecht in het venster om de Business Process Flow te bewerken.

Klik op “+” (Stages) om een stage (i.e. een procesfase) toe te voegen aan de process flow.

In het voorbeeld gebruiken we 4 stages:

1. Identificeer
2. Vraag
3. Oplossing
4. Feedback

Steps toevoegen

Aan elke stage kunnen we één of meerdere stappen toevoegen. Hierbij kan u aanduiden of een stap al dan niet verplicht is. Verplichte stappen moeten eerst doorlopen worden vooraleer de CRM-gebruiker naar een volgende stage in de process flow kan gaan.

• Klik op “+” (Steps) om per stage één of meerdere stappen toe te voegen
• Per stap kiest u een overeenkomstig veld (Field)
• U geeft aan of het om een verplichte stap gaat (Required)

Stap 3: Process Flow opslaan en activeren

Wanneer u klaar bent met het inrichten dient u de process flow op te slaan en vervolgens te activeren.

• Klik op “Save” om de process flow op te slaan
• Klik op “Activate” om de process flow te activeren, bevestig deze actie door op “Activate” te klikken in het pop-up venster

Stap 4: Resultaat bekijken

Om het resultaat te bekijken, navigeert u naar de entiteit waarvoor u een process flow hebt gemaakt (voorbeeld: “Customer Queston”). Vervolgens opent u een nieuw record. De process flow verschijnt bovenaan het formulier en is klaar voor gebruik.

Klik op “New” om een nieuw record te openen.

Het eindresultaat is zichtbaar bovenaan het formulier.