Gepubliceerd op 24/03/2021 door Leander Taelman | Categorieën: Microsoft Catalyst, Microsoft Dynamics 365
“Transformation isn’t easy, but it’s absolutely necessary for all companies to compete and remain relevant.”
Alysa Taylor, Corporate Vice President, Business Applications and Global Industry @ Microsoft
Een organisatiebreed denkproces op gang brengen over hoe technologie kan bijdragen aan het succes van uw onderneming, dat is teamwork!
Identificeer en mobiliseer kernpersonen in uw organisatie die zinvolle input kunnen geven over wat er beter kan in de huidige manier van werken met het zicht op de strategische doelstellingen van de organisatie. Maak duidelijk dat het een team effort is waarbij iedereen vanuit zijn eigen functie of expertise input kan geven. Het is mooi meegenomen als de teamleden voor het vervolgverhaal ook in staat en bereid zijn om de visie achter het transformatie-traject uit te dragen in de organisatie. Maar dat is voor later.
Maak duidelijke afspraken met de teamleden over de voorbereiding van de workshops zodat deze efficiënt kunnen verlopen. Documenteer naast de doelstellingen en de team samenstelling ook de planning van de workshops. Leg in de planning vast wanneer de presentatie van de resultaten zal gebeuren.
Tijdens de workshops brengt u in kaart waar de uitdagingen in de organisatie zich situeren en legt u de oorzaken bloot.
Verzamel daarna alle high-level ideeën voor verbetering in de toekomst. Hierbij is het aangewezen om de klant centraal te stellen. Bekijk elk klantproces van startpunt tot eindpunt en analyseer het nut, de mogelijke verbeteringen en de in- & outputs van elke tussenstap.
Elimineer zaken die weinig tot geen meerwaarde bieden en tracht frictie voor de klant zo klein mogelijk te maken.
Denk ook na over hoe technologie uw eigen medewerkers kan ondersteunen om productiever en creatiever te zijn. Naast verbetering in de dienstverlening naar klanten, zijn verbeteringen voor de interne werking natuurlijk ook belangrijk.
Denk na over hoe technologie nieuwe mogelijkheden biedt, zoals nieuwe kanalen die u kan inzetten om uw product of dienst bij de klant te brengen. Of misschien kan u uw product of dienst eventueel ook onder een andere vorm brengen? Laat ideeën initieel gerust en bewust alle kanten op gaan (divergent).
Nadat u de relevante ideeën heeft verzameld over wat moet verbeteren in de huidige manier van werken, is het belangrijk om de ideeën organisatiebreed op mekaar af te stemmen en op dezelfde golflengte te brengen (convergent), de zaken die samen horen te clusteren (bv. in clusters zoals sales / marketing/ service) en vervolgens in te delen volgens business prioriteit. Wat moet eerst aangepakt worden en wat kan eventueel in een of meerdere latere fases? Bij deze rangschikking komt het er op aan om een zo goed mogelijke inschatting te maken van de verwachte business value van elke verbetering. Als het later over de centen gaat, dan is het uiteraard de meerwaarde voor de organisatie die wordt afgewogen ten opzichte van de totale investeringskost.
Nadat u in kaart heeft gebracht wat de uitdagingen zijn in uw onderneming en wat een nieuwe, optimale manier van werken precies betekent, dan is het tijd om de vertaalslag te maken naar een concrete oplossing. U kan zich hiervoor laten bijstaan door een technische partner die uw business begrijpt en met u meedenkt om de meest optimale oplossing te ontwerpen die past binnen uw budget.
Microsoft heeft voor Gold Microsoft partners het Catalyst programma uitgewerkt, een professionele methodologie om ondernemingen te helpen om hun roadmap voor digitale transformatie te bepalen. Naast theorie reikt Catalyst ook handige templates aan en biedt het structuur bij de uitvoering van de voorstudie. Centraal in het Catalyst programma staat het “IDEA framework”. I.D.E.A. staat voor de 4 opeenvolgende stappen in het traject: Inspire, Design, Empower & Achieve:
In “envisioning workshops” brengt u de uitdagingen in uw onderneming in kaart (AS IS) en de nieuwe, verbeterde manier van werken die leidt naar de realisatie van strategische doelstellingen (TO BE).
Hier worden de doelstellingen en uitdagingen vertaald naar een nieuwe werkomgeving waarbij alles in de weegschaal wordt gelegd.
Een business/IT expert is in staat om te begrijpen waar u als bedrijf naartoe wil, waarom en die in staat is om na te denken over de meest kostefficiënte oplossing die voor uw organisatie zal renderen.
Het resultaat van deze oefening volgens de principes van “Design Thinking” is een IT architectuur van uw toekomstige digitale werkplek.
Tijdens deze oefening hebben we ook aandacht voor de weg die al is afgelegd op het gebied van digitalisering en digitale transformatie. We bekijken wat goed is om te behouden, wat best vervangen of verbeterd wordt.
Als u zeker wil zijn dat de voorgestelde technologie de belofte kan invullen, dan is het een goed idee om een proof-of-concept of demo te (laten) ontwikkelen die het technisch bewijs levert van specifieke kernfuncties van de oplossing. Een proof-of-concept kan ook een duidelijker beeld geven van hoe de werkomgeving er zal uit zien.
Als laatste stap wordt een blauwdruk beschreven van de oplossing en ontvangt u een concreet project voorstel incl. budget en timing.
Kortom, u kent de omvang van de investering, de verschillende fasen en in elke fase welke voordelen voor welk budget u mag verwachten.
Na deze voorstudie heeft u het plan voor de volgende fase in uw digitale transformatie uitgetekend.
U weet welke voordelen dit zal opleveren voor uw onderneming, welke investering dit vertegenwoordigt en tegen wanneer de verschillende fases gerealiseerd zullen worden.
U wilt op de hoogte blijven van alle CRM tips en trends en nieuws over Microsoft Dynamics 365 & Power Platform? Schrijf u nu in en ontvang alle nuttige info elke maand in uw mailbox. Stay tuned!
