Leads verzamelen op de beurs? Met een PowerApp!

U staat morgen op een beurs waar u interessante mensen zal ontmoeten en daar kijkt u al naar uit. Waar u niet naar uitkijkt, is de administratieve last om alle lead informatie te verwerken de dag na de beurs. Tegen dat u alle lead gegevens helemaal correct in CRM heeft ingevoerd, dan bent u snel weer een dag verder. Want u bent 24 uur niet op kantoor geweest en als u terugkomt zijn er andere prioriteiten die eerst uw aandacht opeisen.

U wil korter op de bal spelen. Iedere lead moet rechtstreeks in CRM belanden zodat sales en marketing zich kunnen concentreren op het vervolgverhaal. Er is maar één probleem… de beurs is morgen al en er is geen developer meer beschikbaar. Geen nood, want er is een oplossing. Maak een PowerApp. Als u met PowerPoint en Excel functies kan werken, dan zal het u ook lukken om een aantrekkelijk formulier te maken dat leads in uw CRM injecteert.

U hoeft ons niet op ons woord te geloven. Oordeel zelf of het werkelijk zo makkelijk is als we beweren om een PowerApp te maken. Neem de proef op de som en volg onderstaande how-to.

Wat u nodig heeft

•  Een Microsoft Dynamics 365-omgeving. Heeft u geen Dynamics 365-omgeving beschikbaar? Geen nood. U kan een proefversie aanmaken via https://trials.dynamics.com/. De keuze voor “Dynamics 365 for Sales” is volgens ons het best passend.
Als u een nieuwe Microsoft-login aanmaakt naast een bestaande Microsoft-account, let er dan op dat u uitgelogd bent met uw andere Microsoft-login of surf Incognito / In-private.
• Na de setup van de Dynamics 365-omgeving beschikt u bovendien automatisch over PowerApps.

Waar beginnen?

Compleet zonder iets van kennis kan u niet starten. De minimum informatie die u nodig heeft om een Powerapp te maken, leest u in de volgende snelcursus (in het Engels):
https://docs.microsoft.com/en-us/learn/paths/create-powerapps/

Via deze online cursus leert u:
• via welke manieren u toegang heeft tot de tools om PowerApps te maken (webapps.powerapps.com)
• hoe u automatisch een app genereert voor het beheer van gegevens. Hiermee was ons doel eigenlijk al bijna bereikt.
• hoe u de lay-out en de werking van uw automatisch gegenereerde Powerapp kan aanpassen.De automatisch gegenereerde apps zijn interessant omdat u kan bekijken hoe deze gemaakt zijn. Hieruit kan u interessante zaken halen die u kan gebruiken voor uw eigen app.
• hoe u de verschillende versies van uw app beheert en hoe u uw applicatie kan gebruiken en delen.

Net zoals u in PowerPoint verschillende slides maakt, maakt u in PowerApps verschillende schermen.
Op elk scherm kan u knoppen, tekstvakken en labels plaatsen die u interactief maakt door er één of meerdere “Functies” op te zetten.
Bijzonder interessant is dat u zonder één letter te programmeren, verbindingen kan maken met een gegevensbron (in dit voorbeeld is dat onze Dynamics 365-omgeving).

Om goed met “Functies” voor PowerApps te kunnen werken, raden we aan om via onderstaande, handige website op te zoeken welke Functie u nodig heeft en hoe u deze Functie kan gebruiken: https://docs.microsoft.com/nl-be/powerapps/maker/canvas-apps/formula-reference

Nog 2 nuttige links i.v.m. PowerApps:

• PowerApps Documentation
  https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/
• Microsoft PowerApps blog
  https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/

Het resultaat

Onze eenvoudige PowerApp bestaat uit 3 schermen, nl. een startscherm, het leadformulier zelf en een bevestigingsscherm.

Start scherm

Ons startscherm bevat een achtergrondafbeelding en een knop met als label “START”.

Op de START-knop hebben we 2 Functies gezet:

Via de Functie NewForm maken we een nieuw leeg formulier. Vervolgens tonen we het scherm waarop het formulier staat via de Functie Navigate.

LeadForm scherm

U voegt een formulier toe aan uw Scherm via Invoegen > Formulieren > Bewerken.

En dan nu het belangrijkste, u moet er voor zorgen dat de gegevens van het formulier automatisch in Dynamics 365 terechtkomen. Er is een verbinding nodig met de Gegevensbron.

Selecteer het formulier en in de rechterkolom stelt u in met welke tabel uit welke gegevensbron u uw formulier wenst te verbinden.

Als gegevensbron stellen we onze Dynamics 365-trialomgeving in en kiezen we voor “Leads” als entiteitstype.

Vervolgens is het mogelijk om een formulier te maken door simpelweg de velden van entiteitstype Lead aan te vinken die u in uw formulier wil zien.

Verder beheert u ook de layout van uw formulier door de eigenschappen van het formulier te configureren.

Op de knop “VERZENDEN” kan u eenvoudig de Functie “SubmitForm” voorzien en de verbinding zorgt er automatisch voor dat er een nieuwe Lead in Dynamics 365 wordt aangemaakt.

Op het “ContactInformation” formulier zelf voegen we een “Navigate”-Functie toe zodat het “Bedankt”-scherm wordt getoond nadat de gegevens succesvol werden doorgestuurd naar de gegevensbron.

Bedankt scherm

De knop “TERUG” leidt de gebruiker opnieuw naar het START-scherm.