Verbeterde PDF-generatie vanuit Dynamics 365 Sales

Microsoft Dynamics 365 bevat een handige functionaliteit om rechtstreeks PDF-bestanden vanuit Dynamics 365-records te genereren en te versturen naar uw klanten. Het PDF-bestand wordt gegenereerd met behulp van een standaard Word-sjabloon van uw organisatie.

Het is mogelijk om dit te doen vanuit de volgende standaard entiteiten: Accounts, Contactpersonen, Potentiële klanten, Verkoopkansen, Prijsopgaven, Orders en Facturen. Met de releasewave 2 van 2020 is deze functionaliteit verder uitgebreid naar aangepaste entiteiten.

Opgelet, als u PDF’s wilt genereren vanuit uw Dynamics 365 omgeving, dan moet uw systeembeheerder deze optie eerst inschakelen in de app-instellingen > Converteren naar PDF. Hij moet elke standaard en aangepaste entiteit aanduiden waarvoor u PDF’s wenst te maken. Als het genereren van PDF’s niet is ingeschakeld, dan ziet u de optie om een PDF-bestand te maken dus niet.

Een andere verbetering sinds de release 2 van 2020 is dat u eerst een voorbeeld ziet van de PDF. Zo kan u controleren of het juiste sjabloon is geselecteerd en of het document is gepersonaliseerd met elke veldwaarde.

HOW TO: een PDF-bestand maken vanuit Dynamics 365 Sales

1.Open een specifiek record vanuit een standaard of aangepaste entiteit.

2. Selecteer “Exporteren naar PDF” op de opdrachtbalk.

3. Het dialoogvenster “Exporteren naar PDF” met voorbeeld PDF wordt weergegeven. Als u een ander sjabloon wilt gebruiken, dan kan u deze zoeken en selecteren in het vak “Een sjabloon selecteren om een PDF-document te genereren”. Nadat u een ander sjabloon hebt geselecteerd, wordt het voorbeeld vernieuwd.

4. Wijzig in het veld “Opslaan als” de naam van het PDF-bestand als u dit wenst.

5. Voer vervolgens de volgende stappen uit:

• Selecteer “Downloaden” om het PDF-bestand te downloaden naar uw computer.

• Selecteer “E-mail” als u het PDF-bestand per e-mail naar uw klant wilt verzenden. Het PDF-bestand wordt dan als bijlage toegevoegd aan de e-mail

• Selecteer “Opslaan naar SharePoint” om het PDF-bestand op te slaan op een SharePoint-site. Deze knop is beschikbaar wanneer SharePoint-integratie is ingeschakeld voor uw organisatie en het selectievakje Documentbeheer is ingeschakeld op de entiteitspagina. Als u deze knop niet ziet, dan neemt u het beste contact op met uw systeembeheerder.

• Selecteer “Opslaan naar Dynamics” om het PDF-bestand op te slaan als een notitie bij het primaire record. De knop Opslaan naar Dynamics is beschikbaar als notities zijn ingeschakeld voor de primaire entiteit.

Verbeterde PDF-generatie is slechts één van de vele verbeteringen uit de laatste release van Dynamics 365. Wilt u meer weten over de nieuwigheden? Bekijk dan dit overzicht: https://www.net-it.be/belangrijke-nieuwe-features-in-dynamics-365-2020-release-wave-2/