SharePoint integratie met Microsoft Dynamics 365

Als u documentbeheer functies wil toevoegen in Dynamics 365, dan kan u gebruik maken van de standaardintegratie met Microsoft SharePoint. Zodra u de SharePoint integratie heeft ingesteld, kan u SharePoint-folders koppelen aan een record in Dynamics 365. Bijvoorbeeld om contractdocumenten te koppelen aan een Account, of een CV-document aan een Contact, een offertedocument aan een Opportuniteit, enz.

In dit artikel bekijken we de mogelijkheden én de beperkingen van de standaardintegratie tussen Dynamics 365 en SharePoint. Daarnaast bekijken we hoe we (mits beperkte ingrepen) belangrijke verbeteringen kunnen aanbrengen.

VOORDELEN van SharePoint standaardintegratie

1. Versioning van documenten: elke update van een Office-document wordt automatisch bijgehouden en u kan altijd terugkeren naar een vorige versie.
2. Realtime samenwerking: u kan met andere collega’s samenwerken op eenzelfde Office-document en u ziet meteen wat uw collega aan het aanpassen is.
3. Goedkopere storage dan in uw Dynamics 365 database: als uw bestanden nu in Dynamics 365 zijn opgeslagen, dan vergroten deze de nodige storage ruimte van uw Dynamics-omgeving. U kan deze bestanden dan beter migreren naar SharePoint en de koppeling naar SharePoint automatisch invullen in Dynamics 365. Dit kan een belangrijke besparing in storage kosten opleveren.
4. Zoeken in de documenten d.m.v. de SharePoint search: zoeken in uw gekoppelde documenten kan enkel als deze zich in SharePoint bevinden. We zorgen er voor dat u vanuit de Dynamics 365 interface niet alleen kan zoeken uw CRM gegevens, maar ook in de gekoppelde bestanden.
5. Flexibeler beheer en migratie:  doordat u CRM-gegevens beheert in Dynamics 365 en bijhorende bestanden in SharePoint, is uw CRM databank niet alleen lichter, maar kan u de CRM data apart van de documenten beheren en migreren.
6. Via de browser kan elke gebruiker aan de documenten: documenten zijn dus altijd, overal en vanop elk toestel beschikbaar.
7. Vanuit portaalsites kan u documenten beschikbaar stellen:
   Als u CRM-data uit Dynamics 365 ontsluit via een portaalsite, dan kan u tegelijk ook de gekoppelde documenten ontsluiten. Enkele voorbeelden:
   • Bv. op een klantenportaal kan u documenten die uw klant oplaadt automatische laten terechtkomen in de SharePoint folder die gekoppeld is met de Account-fiche in Dynamics 365 van die overeenkomstige klant.
   • Bv. factuurdocumenten die u automatisch genereert in Dynamics 365 kan direct beschikbaar laten komen op uw klantenportaal.
8. Gebruiksvriendelijkheid van koppeling Dynamics 365 en SharePoint: voor de gebruiker lijkt het alsof SharePoint functionaliteit onderdeel is van de gebruikerservaring van Dynamics 365. M.a.w. de gebruiker beseft niet dat hij eigenlijk SharePoint gebruikt in de achtergrond.
9. Bestanden lokaal raadplegen en bewerken: nog een bijkomend indirect voordeel is dat u SharePoint-folders ook lokaal kan synchroniseren zodat u ook offline aan uw bestanden kan.

NADELEN van de standaard integratie met SharePoint

Een belangrijk nadeel is dat SharePoint en Dynamics 365 een apart securitymodel hebben. De security op het record in Dynamics 365 staat los van de security op de folder in SharePoint. Dit betekent dat de toegangsrechten van gebruikers van beide applicaties apart te beheren is.

Een ander nadeel van de standaardkoppeling is dat er bij creatie van een record automatisch een folder wordt gegenereerd in SharePoint en gekoppeld aan het CRM record. Maar, deze automatisch gegenereerde foldernamen in SharePoint zijn de GUID’s van het record in D365. Met andere woorden, de foldernamen zijn niet leesbaar door een mens. Dit is niet interessant als u SharePoint ook los van Dynamics 365 moet kunnen gebruiken . Want als u rechtstreeks in SharePoint op zoek gaat naar de documenten, dan krijgt de gebruiker onleesbare foldernamen te zien. Uiteraard hoeft dit geen probleem te zijn als gebruikers enkel via Dynamics 365 doorklikken naar de gekoppelde bestanden.

Een derde nadeel is dat als u al een bestaande folderstructuur in SharePoint heeft, u deze structuur bij een standaardintegratie niet kan integreren met Dynamics 365.

Mogelijke VERBETERINGEN bovenop de SharePoint standaardintegratie

1. Menselijk leesbare foldernamen automatisch genereren.
   Hoe? Door gegevens vanop het CRM record te gebruiken om de foldernaam automatisch samen te stellen i.p.v. namen met enkel de GUID zoals standaard. Dit is zeker interessant als het de bedoeling is dat documenten en folders ook rechtstreeks in SharePoint kunnen geraadpleegd worden. Na generatie van de folder wordt natuurlijk ook automatisch de link gelegd tussen Dynamics 365-record en de folder in SharePoint.
2. Documenten in SharePoint makkelijk vindbaar en toegankelijker te maken.
   Hoe? Door documenten in de gekoppelde folder automatisch te “taggen” o.b.v. gegevens uit Dynamics 365 (zoals categorisatie in Dynamics 365).
3. Automatisch een volledige folderstructuur in SharePoint genereren i.p.v. een lege folder.
   Hoe? In bepaalde gevallen kan het interessant zijn om een ganse folderstructuur al dan niet inclusief sjabloon-documenten automatisch klaar te zetten. Bv. Bij de aanmaak van een Opportuniteit in Dynamics 365, automatisch een extra folder onder de gekoppelde Accountfolder in SharePoint creëren. Op het moment dat er een salesmedewerker een offerte aanmaakt in Dynamics 365, dan komt deze offerte ook automatisch onder de juiste SharePoint-folder terecht. Bovendien kan deze offerte dan ook beschikbaar gesteld worden via een klantenportaal.
   Heeft u al een bestaande folderstructuur in SharePoint? Dan kan Net IT deze structuur overzetten in Dynamics 365 en kan u verderbouwen op wat u al heeft.
4. Security op maat voorzien, zodat u de toegangsrechten van gebruikers in SharePoint niet apart manueel moet beheren.
   Hoe? Net IT kan tot op een bepaald niveau de security tussen Dynamics 365 en SharePoint synchroniseren door toegangsrechten te synchroniseren tussen beide toepassingen. Zo kunnen we ervoor zorgen dat de toegang tot de gerelateerde bestanden gelijkgeschakeld wordt met de toegangsrechten op het record in Dynamics 365.