Routinetaken automatiseren met Power Automate en Robotic Process Automation

Power Automate was tot eind 2019 bekend als Microsoft Flow. In november 2019 veranderde Microsoft de naam van het online platform in Power Automate.

Waarom Microsoft Power Automate gebruiken?

Om tijdrovende en terugkerende taken om te zetten in geautomatiseerde workflows. Automatiseer administratieve taken en bezorg medewerkers automatisch instructies zodat niets vergeten wordt of blijft liggen.

Microsoft Power Automate wordt veel toegepast voor het goedkeuringsproces van aanvragen, automatische synchronisatie van bestanden tussen services, registratie van nieuwe verkoopleads en het versturen van meldingen. Bijvoorbeeld een pushmelding wanneer één van uw favoriete blogs werd bijgewerkt of een sms wanneer een nieuwe verkooplead werd toegevoegd aan Dynamics 365. Zo hoeft u zelf deze info niet voortdurend in de gaten te houden.

Er bestaat ook een app van Power Automate die u kan downloaden voor iOS, Android of Windows Phone. Ook als u onderweg bent, kan u stromen controleren, beheren en aanmaken.

Integratie met +150 apps en services

Power Automate maakt deel uit van het online low-code/no-code Power Platform en integreert naadloos met meer dan 150 apps en services; waaronder eigen Microsoft Services zoals Dynamics 365 en Office 365; en publieke services zoals Dropbox en Twitter.

Via een specifieke on-premises gegevensgateway kan u ook verbinding maken met eigen lokale services.

Hoe gaat u te werk?

Na registratie op het Power Automate platform via uw Microsoft-account kan u direct werkstromen beginnen gebruiken en kiezen uit gratis “klaar voor gebruik”-sjablonen. Deze sjablonen zijn kant-en-klare werkstromen voor populaire en veelvoorkomende scenario’s.

Wilt u liever zelf een specifieke werkstroom creëren, dan kan dit natuurlijk ook. U bedenkt alles helemaal zelf en kan de stroom achteraf eventueel ook delen met andere Power Automate-gebruikers.

Hoe gebruikt u Power Automate met Microsoft Dynamics 365?

Als u bent ingelogd op het Power Automate platform, ziet u via deze link welke triggers en acties er beschikbaar zijn via de Microsoft Dynamics 365 connector.

Ook hier kan u opnieuw een eigen stroom vanaf nul creëren of kiezen uit voorgedefinieerde stroomsjablonen, zoals:

• wekelijks een e-mail ontvangen van nieuwe Dynamics 365-verkoopkansen
• een Sharepoint-item maken o.b.v. een Dynamics 365-record
• leads in Dynamics 365 registreren o.b.v. Tweets
• voor elke nieuwe Dynamics 365-activiteit in Microsoft TO-DO een nieuwe taak aanmaken
• een nieuwe contactpersoon in Dynamics 365 maken

In Microsoft Dynamics 365 is er een ingebouwde Power Automate-functie. Hiermee kan u vanuit Dynamics 365 een stroom activeren door op een ‘Power Automate knop’ te klikken. Bovendien kan u Microsoft Power Automate openen vanuit Dynamics 365 om uw stromen weer te geven, te bewerken of om nieuwe stromen te maken.

NIEUW! Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) is een relatief nieuwe technologie waarbij routinetaken geautomatiseerd worden via zogenaamde virtuele robots. Dit gaat dan voornamelijk om routinetaken met software-systemen die geen API (Application Programmaming Interface)-koppeling ondersteunen of om menselijke handelingen (zoals het overtypen van gegevens) tussen verschillende ICT-systemen.

Eind 2019 voegde Microsoft een nieuwe functionaliteit gebaseerd op RPA-technologie toe aan Power Automate, “UI flow” genaamd. Onderstaande video legt haarfijn uit wat u kan doen met deze nieuwe functie.