Visualiseer CRM gegevens op kaart met Power Map voor Excel

Wat is Power Map voor Excel?

Microsoft Power Map voor Excel 2013 is een Power BI tool waarmee u geografische gegevens visualiseert op kaart (Bing Maps) in Excel 2013. Op die manier krijgt u inzicht in de geografische spreiding van uw verkoop, klanten, concurrenten, incidenten, …
In deze blogpost leiden we u doorheen het eerste gebruik van de tool.

Toepassingen

Enkele mogelijke toepassingen van Power Map voor Excel:

• Weergave op kaart van uw klantenportefeuille: zo ziet een accountmanager wat de spreiding is van zijn klanten op kaart. Handig bij het plannen van sales bezoeken en om te besparen op vervoerskosten (efficiëntie verplaatsing)
• Kaartweergave van customer service requests: welke zijn op elk moment de openstaande customer service requests in de buurt?
• Waar hebben zich welke incidenten voorgedaan?
• In welke regio’s is de omzet het grootst?
• etc.

Installeer Power Map

U kan de Power Map tool hier gratis downloaden via de website van Microsoft. Volg de instructies op uw scherm om de tool te installeren.

Zie de afbeelding hieronder: na de installatie zal u de Map knop terugvinden onder de Insert tab in de groep Tours.

Maak een Power Map

Om Power Map te gebruiken vertrekt u van een Excel Workbook (.xslx) bestand. Minstens één kolom in uw gegevenstabel moet hierbij geografische informatie bevatten. Dit kan bijvoorbeeld postcode, stad, land, lengte -en breedtegraden zijn.

Gebruik Microsoft Dynamics CRM om de gewenste gegevenslijst aan te maken en te exporteren naar Excel. Hieronder beschrijven we de verschillende stappen:

STAP 1: maak uw selectie van gegevens

Bepaal welke gegevens u wil uitzetten op kaart. Met de functie Geavanceerd Zoeken maakt u in Microsoft Dynamics CRM een nieuwe weergave.

Bijvoorbeeld: onderstaande zoekopdracht geeft een lijst terug van alle bedrijven waar u zelf de verantwoordelijke van bent.

Belangrijk is dat de weergave minstens 1 kolom met geografische gegevens bevat.
Ter illustratie, hieronder ziet u een account formulier waarin we de volgende geografische gegevens hebben ingevuld:

• Adres
  • Straat
  • Plaats
  • Postcode
• Breedtegraad & lengtegraad

OPGELET: Power Map bepaalt automatisch de geografische positie op basis van de gegevens die u opgeeft. Als u de precieze locatie wenst aan te duiden dan is het uiteraard aangewezen om lengte- en breedtegraden te gebruiken.

STAP 2: Een weergave exporteren

Via de Export functie van Microsoft Dynamics CRM kan u de records van een weergave exporteren.

• Navigeer naar de weergave en klik op de knop Exporteren naar Excel
• Kies de optie Statisch werkblad
• Klik op Exporteren

• Open het export bestand (formaat .xls) in Excel 2013

• Sla het export bestand op als een Excel Workbook

STAP 3: Een Power Map maken op basis van de export data

• Selecteer de data in uw tabel (inclusief kolomtitels).
• Klik in de tab Insert op de knop Map.
• Klik in het drop down menu op Launch Power Map.Power Map start op in een nieuw venster.

• In de sectie Geography and Map level duidt u aan welk geografische veld in het Excel bestand overeenstemt met welk type adresveld. Bijvoorbeeld: wanneer in uw Excel bestand een kolom “Postcode” aanwezig is, laat u dit veld verwijzen naar het geografische veld^* Zip. Deze mapping dient u te maken voor elke kolom met geografische gegevens die u wenst te gebruiken voor de locatiebepaling.
• Klik onderaan rechts op de knop Next. Power Map zal nu de kaart genereren. Klik op de knop Map Labels om meer details te tonen.

^*Power Map voor Excel ondersteunt verschillende types geografische gegevens zoals lengte- en breedtegraad, straatnaam, provincie, postcode, land. Maak gebruik van meerdere geografische waarden om de accuraatheid te verhogen. Indien Power Map de locatie van een bepaald punt in eerste instantie niet kan achterhalen, worden deze velden gebruikt om het punt te visualiseren.

STAP 4: Data visualiseren en interpreteren

U kan uw data op verschillende manieren visualiseren. We illustreren dit met een paar voorbeelden.

Heat map

Om de geografische dichtheid aan te geven op kaart, is het handig om gebruik te maken van een heat map.
De rode zones geven een hoge densiteit aan.

Staafdiagram

In onze export hebben we naast de geografische gegevens een extra kolom Jaaromzet. Omdat de jaaromzetcijfers gekoppeld zijn aan de account records, kunnen we deze eenvoudig tonen op kaart. De visualisatie van de jaaromzet doen we in onderstaand voorbeeld o.b.v. de geografische waarde postcode.